Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in 100%

In der Rolle als Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in bist du die erste Anlaufstelle vor Ort für unsere Co-Working-Member und Kund:innen, die unsere Meetingräume in unserer Colab-Location nutzen. Deine Aufgaben umfassen die Gewährleistung der optimalen Vorbereitung der Räumlichkeiten, die Durchführung von Touren, die Pflege und Weiterentwicklung unseres Coworking-Spaces sowie die Unterstützung des Community-Teams im täglichen Geschäftsbetrieb in allen administrativen Angelegenheiten. Dazu gehören die Mitgliederverwaltung und die Bearbeitung interner und externer Anfragen per E-Mail und Telefon. 

Das sind deine Aufgaben auf einen Blick:

HOSTING & SPACE MANAGEMENT

• Repräsentation & Empfang: Herzliche Begrüssung von internen und externen Gästen an unserem Hostdesk sowie Durchführung von Standortführungen im Colab.

• Ordnung & Bewirtung: Sicherstellung von ansprechenden Meetingräumen, Begrüssung & Einführung von Buchungskund:innen sowie Bereitstellung von Catering

• Qualitätssicherung: Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und hohen Qualitätsstandards auf der gesamten Fläche (Küche, Empfang, Meetingräume, Lager).

• Infrastruktur & Logistik: Verantwortung für die Instandhaltung und Weiterentwicklung der Coworking-Fläche

• Warenwirtschaft: Autonome Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien unter Berücksichtigung von Qualität, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit.

MEMBER ADMINISTRATION & SUPPORT

• Stammdatenpflege: Administrative Verwaltung der Member-Profile im hauseigenen ERP-System.

• First-Level-Support: Zentrale Anlaufstelle für Member-Anfragen via E-Mail und Community-App

• Vermietungsmanagement: Koordination und Verwaltung von Zusatzleistungen (Postfächer, Schliessfächer, Schlüssel).

• Finanz- und Bookingschnittstelle: Durchführung des Mahnwesens und proaktive Kommunikation zwischen Buchhaltung, Booking Team und Membern.

• Qualitätsmanagement: Erstellung und Auswertung von Member-Umfragen zur Service-Optimierung.

• Administrative Aufgaben: Management des Postwesens für die Standorte Colab & Viadukt sowie Bearbeitung telefonischer Anfragen. Unterstützung verschiedener Teams bei administrativen Aufgaben (HR, Geschäftsleitung, Kommunikation)

DAS BRINGST DU MIT:

• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch mind. C1 oder Muttersprache

• Erfahrung im Bereich Rezeption, Reisebüro, Administration, Sekretariat oder vergleichbare Erfahrung im Dienstleistungssektor wünschenswert, KV-Abschluss von Vorteil

• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise 

• Kunden- und Serviceorientierung

• Hervorragend organisiert in administrativen Arbeiten

• Professionelle Kommunikationsweise im Umgang mit Kund:innen und Membern

• Eine Sensibilität fürs Digitale 

• Offen, freundlich und kontaktfreudig

• Eine kooperative und nachhaltige Weltsicht und Identifikation mit unseren Werten

Arbeitgeber – Impact Hub Zürich AG

Arbeitsort - Sihlquai 131, 8005 Zürich

Pensum – 100%

Dauer - unbefristet

Brutto-Jahreslohn -  57’000 - 63’000 CHF. Das genaue Salär wird anhand des Bewerbendenprofils individuell nach unserem transparenten Lohnsystem berechnet